Minél nagyobb áruforgalma van egy raktárnak, annál több hozadékkal kell számolni a raktárlogisztikai rendszer felépítésekor. Az iparág alapvetően elég jól fejlődik a hordozott rendszerhibák kiguberálása terén, viszont a szereplők itt sem mindig tudnak vagy akarnak megfelelő sebességgel alkalmazkodni.
Amikor raktározásról, annak logisztikájáról beszélünk, fontos előre tisztázni, milyen feladata lesz annak amit építeni szeretnénk.
Az egyik szegmens, amikor egy vagy többféle terméket tömegesen állítunk elő (vagy vásárolunk meg) és ezekkel kereskedünk, szolgáljuk ki a piacot. A megfelelő tervezés mindig nehéz a raktári szegmensekben, elvégre fogalmad nincs arról, hogy pár hónap vagy pár év múlva mekkora áruforgalmat fog bonyolítani.
A tervezéskor figyelembe kell venni a szállítójárművektől kezdve a munkaerőigényen át a tárolni kívánt áruk jellegét, csomagolási módját, tárolási szabályait és még több más szempontot is.
A legtöbb hibát a tervezéskor talán azon áruk esetében követik el, amiket méretük, súlyuk vagy más tulajdonságaik miatt nem lehet rakatolni (egymásra rakni), polcrendszerben tárolni. A következő hiba a nem megfelelő környezet, értsd közlekedési és földrajzi szempontok. Nagyon nem mindegy, hogy milyen utakon, utcákon lehet vagy kell megközelíteni a raktárat egy szép nagy nyergessel, mekkora placc áll rendelkezésre a járműforgalomnak közlekedésre, várakozásra, mennyire könnyű rampához állni. A harmadik hibalehetőség a munkaerőigény meghatározása, amit ha alultervezel, akkor napi 8-10 kamion egyenként 4-6 órát is ácsoroghat mire rakodásra kerül a sor. Túltervezésről akkor beszélünk, amikor a négy fizikai melósra leosztasz 12 adminisztratívat... Számolni kell még a göngyölegkezeléssel és a keletkező hulladékkal is.
Ezeknek kivétel nélkül hely-, munkaerő- és logisztikai igényük van, olyan szinten kell menedzselni és az ügyvitelt, a raktári rendet és egyébként a működő rendszert felépíteni és működtetni, hogy a normákon túl szolgáljon érdemben is, tehát legyen hatékony, termeljen profitot.
A következő hibalehetőség ebben a témakörben van, az ügyvitel, a működés rendszerének megtervezése, szervezése és működtetése. Általában elmondható, hogy szélsőségek között elég nagy szórással szoktak működni a nagy áruforgalmú raktárak. Láttam már egy fő adminisztratívot 12 fő raktári melóssal és napi 80 kamion kezelésével (tragédia), illetve volt szerencsém 10-12 fő raktári melóst látni 20 fő adminisztratívval, napi 60-80 kamiont "ellátni". Ez is tragédia, csak másik irányból. Míg az első példában a várakozás fogja lenyűgözni a fuvarozókat, addig a másik esetben a papírholmi kezelésének túlbonyolított és időigényes része növeli az amúgy sem kevés rakodási időt.
Több multi raktárja régóta időkapuval szervezi az áru be- és kirakodását, ami részben megoldás a tumultus okozta várakozási időre, de ettől csak szervezettebb lesz a működés, nem gyorsabb. Érdemes megfontolni ezen opció alkalmazását ha tudjuk vagy előre jelezhető, hogy nagy áruforgalmat bonyolító raktárba térdelünk bele.
A folyamatok felgyorsítása általában lehetséges az egyszerűsítéssel, például a papírmunka terén, de óhatatlan a fizikai dolgozók létszámát, azok feladatköreit úgy meghatározni ehhez, ami érdemben növeli a hatékonyságot is.
Egy már működő raktárat megreformálni sokszor nehezebb, mint egy újat megalkotni. Ez annak köszönhető, hogy a menedzsment nem ad kellő mozgásteret, ragaszkodnak olyan dolgok megmaradásához, amik a lassú működés alapkövei lehetnek. Ugyanígy hátrány, amikor a raktári személyzet (mint nagyon sok területen) nem tekinti kellőképpen magáénak se a munkát, se a munkahelyét. Ezeket az embereket nagyon nehéz motiválni, kimozdítani a komfortzónából, például megtanítani őket egy másik munkamódszerre, másfajta ügykezelésre. Ezekkel az emberekkel első körben azt kell megértetni, hogy abból van a bérünk, amit megtermelünk, ha szarul csináljuk, nem lesz áru amit raktározunk, tehát nem lesz bevétel, nem lesz munkabér.
Ahhoz hogy az áruforgalom és az ügyvitel "pariba legyenek" egymással, nem az egot kell elővenni amikor tervezünk és szervezünk, sokkal inkább a tudást ami, hidd el, sok helyen hiányzott és hiányzik a működtetés terén is. Teszem hozzá, sokszorr van improvizálás és 19-re lapot húzás még azoknál is, akik évek, évtizedek óta kenik-vágják a raktárlogisztikát, ugyanis nincs két egyforma projekt. Akkor sincs, ha tökugyanazt az árut kell kezelnem mint amit tavaly egy másik cég, mert én nyertem el a tendert. És itt elérkeztünk egy következő hibaforráshoz, amikor úgy adunk be pályázatot raktározási feladatok ellátására, hogy alapvetően fogalmunk nincs, mit kellene tárolni, milyen igények alapján. A szolgáltatás árát határozza meg minden ami a részletes információkból kiderülhet, amiket ha nem szerzünk be, nagy eséllyel deficittel fogjuk működtetni amíg bele nem döglünk. Merthogy menet közben árat emelni nem fog engedni a partnered, arra mérget vehetsz.
Amikor én egy ilyen projekt logisztikai és informatikai tervezési és szervezési részét kaptam meg feladatként, én sem zsigerből rajzoltam össze a koncepciót, hanem mentem utána az információknak, amiket a tárgyaló felek egymásközt nem beszéltek meg, például kompetencia hiányában. A legjobb módja ennek az, ha valamilyen módon sikerül bejutnod a partneredhez, hogy lásd, hogyan működik az ő áruforgalmi rendszere, milyen szempontok és elvárások, irányelvek és szabályok alapján hogyan kezeli azt az árut, aminek raktározása a Te feladatod lesz. Itt minden rohadt apró részletet meg kell figyelni (én rendre mindig spirálfüzettel érkezek a projektekhez, leírok és rajzolok sokmindent hogy ne kelljen visszakérdeznem). Amikor megérted ezt a működési rendszert, sokkal előrelátóbban fogsz tudni tervezni és szervezni, feltéve hogy a raktárlogisztikában van már rutinod. Ha meg nincs, akkor keress magad mellé olyat akinek van, elvégre vállalkozóként valószínűleg azért veszed magad mellé a tudást, hogy neked ne kelljen foglalkozni azzal a területtel, és ne is legyen "mellé halászás" a részedről... Súlyos pénzek és nem utolsó sorban a presztízs ami kockán forog.
A következő fejezet maga az ügyvitel, ezen belül az okmánykezelés és az informatikai megoldások témája. Túlzottan hype-olt SAP-t hanyagolom két okból:
Az egyik hogy nem tapogattam, de eleget hallottam róla.
A másik pedig az ára és a rugalmatlansága a kisebb, célirányos vagy egyedi fejlesztésekhez képest.
Ha már egyszer elhatároztad, hogy egy raktárat minden szempontból a legjobban szeretnéd üzemeltetni, akkor ezen a pármillió forinton már ne spórolj, mert már rövidtávon is sok idegszál elpusztulásától kímélheted meg magadat is, meg a személyzetet is. A megfelelő ügyvitel kialakításának függvénye egyrészt a raktárlogisztika mint tevékenység kellő mértékű ismerete, másrészt a már említett részletes információhalmaz megléte, annak értelmezése. Az nem játszik hogy majd menet közben alakítod (lesz improvizálás anélkül is), vagy valami általános megoldással állsz elő, mert az megint a rugalmasságot és a megfelelő hatékonyságú és sebességű működést fogja akadályozni.
Nagyon fontos szempont, hogy a partnered felé kell-e elektronikus úton információt adni az ő vállalatirányítási rendszerébe vagy sem... Ehhez mindkét fél részéről egy API fejlesztése szükséges, a megoldás valós idejű információcserét biztosít a két telephely között az árutárolástól az igényeken át mindenről ami a közös működéshez kapcsolódik. Ez az opció általában akkor van porondon, ha mondjuk egy termelő jellegű céget szolgálsz ki alapanyag és késztermék raktározásával, az övén kívül más, idegen árut nem tárolsz.
Egy jól szervezett és kialakított ügyvitel percek alatt kivégzi a papírmunkát, a megfelelő informatikai háttér pedig biztosítja a jól működő árutárolást és nyilvántartást.
A raktári fizikai munka megszervezése során is lehet hibákat elkövetni, bár ezek és következményeik nem túlzottan hangsúlyosak, de befolyásoló tényezők mindenképpen. Itt általában az indokolatlanul sok gyaloglás, a mobileszközök helyett a fix telepítésű számítógépek használata szokott előfordulni, plusz az áruazonosítás alkalmatlansága vagy hiánya. Nem véletlenül terveztem én annak idején a raktárprojektbe a vonalkódos címkéket és az esetleges RFID technológiát, valamelyik biztosan bekerült volna a rendszer működésébe. Sokkal hatékonyabb a saját címke keresése az állandó pozícióban, mint körbenézegetni a palettás vagy ládás árut, keresgélni a feliratokat, értelmezni azokat. Innentől az sem mindegy, hogy a beérkező árut hogyan pakoljuk szét, mert lehet ez jellegtől, anyagtól, egységének súlyától fogva meghatározott irányelv is. Ha tudjuk, hogy a többféle alapanyagot milyen sűrűségben és arányban kéri be a gyártócég, ez már kiindulópont lehet ezeknek egymástól nem túl messze lévő tárolására. A késztermék esetében (tapasztalataim szerint) mindig egyedi a tárolási irányelv és gyakorlat.
Nem elég elméletben megteremteni ezeket, le is kell modellezni, ebbe belerakni nem várt eseményeket, hibákat keresni, ugyanis ez még relatív ingyen van, de amikor élesben működik, ott már érezhető veszteség lesz időben, pénzben és idegszálban egyaránt. Modellezni és hibát keresni tudni kell, aki bármit tervez és szervez, nem lát annyit mint egy "kívülálló" de szintén kompetenciával rendelkező ember. Ostobaság azt gondolni, hogy nem lesz itt semmi probléma. Sajnos ezt a szemléletemet nem szeretik sokan, azt mondják hogy negatív vagyok. Francokat negatív, inkább realista. Nálam pozitívabb embert keveset fogsz találni, amikor szerelemprojektet szülök, ezért sem érdekel nagyon, ha valaki úgy kíván alám rakni, hogy kevés pozitív és több negatív jelzővel illet a hátam mögött.
Amíg csak én jelzem neked, hogy hol milyen hibát találtam a rendszerben, addig más dolgod nincs mint azt javítani. Mások nem jelzik neked, hanem visszaélnek vele, aminek az árát Te fogod megfizetni, akár úgy hogy ez pénzben lesz mérhető, akár úgy hogy ad-hoc foglalkoznod kell olyannal (tehát a drága időt viszi el), amit el is tudtál volna kerülni ha a tervezés és a szervezés megfelelő.
Soha nem értettem, miért várjuk meg egy probléma bekövetkezését, ha meg is tudjuk előzni azt... Idejekorán egyszer kezeled, aztán a jövőre nézve gyakorlatilag vagy felszámoltad, vagy percek alatt, gondolkodás nélkül kezelhetővé tetted.
Hidd el, én sem tudok mindent, nekem is van mit tanulni, teszem is. Igyekszem mindent úgy kialakítani és ha szükség hozza úgy hátrahagyni, hogy abból se nekem, se másnak ne legyen gondja. Jól működő dolgokat szeretek teremteni, az eredményre a korona pedig akkor kerül, amikor azt látom, hogy a környezetemben mások is hasznot húznak abból, amit csináltam. Egy jól működő munkaközösségben ez adja magát, így lesz csapat az egyes emberekből.
