Ebebn a bejegyzésben is (ahogy szoktam) valós példát mutatok egy helyzetre, ami nem pusztán egy hiba, hanem sorozatos hibák halmaza, rávilágítok az eredményre is.
Az adott vállalkozás 35 éve született, élelmiszeripari tevékenységét először a feldolgozási folyamatok legaljával kezdte, ebből növekedett évről évre mindig valamennyit. Így születtek a feldolgozásból keletkezett saját termékek, a 35 év alatt pedig elég nagy piacot szerzett sok-sok termékével.
Az ilyen növekedések és a fejlődés mindig hozza magával azt a kényszert is, hogy Te is fejlődj, és a vállalkozásodban lévő folyamatok is, a módszerek is. Azért írom a kényszer szót, mert hiába nem akarod ezt megérteni vagy meglépni, attól az még szükséges, mert a növekedés (ami az igények miatt is keletkezik) nagyon hamar a temetés is lehet, ha munkaerőben, módszertanban, tudásban, eszközben és összességében folyamatok szervezésében nem fejlődsz utána.
Tehát a cég az elmúlt 8 évet tekintve több területen megállt a fejlődésben. Főként a tudással rendelkező munkaerő, a módszertan és a folyamatok minőségi szintemelésének területén (helyette stagnálás és elvándorlás történik). Darabszám kb mindenhol van, de nincs meg a cég méretéhez szükséges minőség sok-sok dologban.
Egyszerű példát mondok: a menedzsmentnek habzik a szája, mert mindenkit potencionális bűnözőnek tekint, 24 órában idegeskednek azon, hogy ki mikor és hogyan tud lopni egy szál kolbászt...
Ehhez képest az IT odabent a büntetlen és főleg észrevétlen szabadrablást teszi lehetővé, ugyanis semmiféle belső, szervezett védelmi mechanizmus nem működik, nincs elszeparálva a cuccok 90%-a a "mindenki" kíváncsi szemei elől. A 10%-sem szándékosan, hanem csak egy bizonyos "kényszer" miatt.
Emellett minden nagyjából ömlesztve van, az igaz ugyan, hogy egy-egy mappa neve utal arra, ami a tartalma, de azt semmiképpen nem mondhatjuk, hogy valamilyen logika szerinti struktúrába volna szervezve a tartalom.
Ezen kívül a tizenegynéhány fős adminisztratív állomány "gátlástalanul" fér hozzá mindenhez, olyan tartalomhoz is, ami nem szükséges a munkájához, de olyanhoz is amihez semmi köze. Amikor látsz egy halom (több száz) szkennelt dokut, ami nincs elnevezve, a file neve időbélyeg és két betű, abból nem fogod tudni, mi az. Csoportosítás se nagyon látszik, csak néhány esetben.
Dokumentumkezelő rendszer (DMS) ami hiányzik innen. Első körben azért, mert több ezer file-ról beszélünk, másrészt meg azért, mert az adminisztratív "rendszer" 8-10 munkavállalóból és 3-4 "osztályból" áll, plusz még akik a cég más részeiből is felhasználnak / felhasználhatnak innen információkat.
Az egy nagyon jó tulajdonság hogy orrba-szájba gyártják a táblázatokat, de ezeket mail-ben küldözgetik szanaszét egymásnak, így aztán szó sincs arról, hogy ez egy bármikor átlátható információs csomag lenne, főleg nem riportált. Magam is szeretek táblázatokkal bűvészkedni, de én felhőben, Google alapokon és nem véletlenül. Az Excel addig szuper amíg nem akarsz filter() függvényt használni, meg nem akarsz egyidőben más valakivel is lógni benne. Sajnos nem elégséges megoldás a MS felhőalapú cucca, ennek okait most nem fejtem ki. Hobbi célra tök jó, de egy 120-130 főt foglalkoztató cég "súlyát" és méretét tekintve ez több szempontból sem ideális választás. Mondanám a tapasztalatok alapján, hogy 10 fő fölött már nyugodtan keress másik lehetőséget.
Tudom miről ugatok, közel harminc évet húztam le a IT egyes területein, az utolsó 10 évem az ügyvitel, adatbiztonság, adatmentések területére lett kihegyezve.
Az elszabás például ott is megmutatkozik, hogy alig másfél év alatt mennyi számítógép került "raktárra" azért, mert a Windows-on túl nem látnak, a szoftverek igénye és az amortizáció pedig segít elkölteni a pénzt, főleg ha nem értesz hozzá. E témában már építettem hibrid parkot, ahol volt Linux az irodán ahova nem kellett a speciális alkalmazások miatt Windows, a szerverek szintén Linuxot futtattak, a cég egyik felében vékonyklienseket faragtam a mások szerint használhatatlan gépekből, a másik felében meg a munkafeladatok függvényében osztottam el az erőforrásokat. Összesen 71 számítógépről beszélünk, amiket külső javaslatra kellett volna lecserélni, darabjának bekerülési összege akkoriban 188ezer forintra rúgott, plusz két Windows Server 2009 + 50 licensz + az ehhez szükséges vas. Az én koncepcióm megállt a fenti matek negyedéből, mert csak switch-eket és középkategóriás wlan eszközöket vettünk és átkábeleztünk itt-ott, mert gigabiten komfortosabb volt a vékonykliensek működése a 10/100-hoz képest, illetve volt akkora szerencsém, hogy böngésző alapú volt több ügyvitelhez kapcsolódó szoftver, annak meg mindegy, milyen OS futtat böngészőt. Néhány ilyen gépbe pakoltunk plusz memóriát, egy részét a bontásokból, egy részét meg vásárlásból. Közel kétmilliós beruházással szemben az én elképzelésem a félmilliót sem érte el annak idején.
Régóta nem értem, miért nem gondolkodik a felelős IT-s, ha a cég tulajdonosa nem ismeri a technikai / technológiai lehetőségeket. Persze ha valaki csak a Windows-t ismeri az asztalon is meg szerverként is, azzal nehéz lesz gazdaságosan működtetni az infrastruktúrát. A fenti példámmal két éven át működött a cég anélkül, hogy új gépet kellett volna vennie. Két év barátom, valamikor 2017 körüli időszakban...
Az üzemeltetés költségei is csökkentek, részben forintálisan, részben a ráfordított időben. Kérlek fogadd el, hogy a külsősnek nem fáj, amikor Te fizeted a számlát (kibicnek semmi sem drága).
A tárgyra visszatérve: Az ügyviteli rendszer megint a kényelmi faktor szüleménye lett, úgy programozói ahogyan megrendelői oldalról. A két félnek a másik dolgához való inkompetenciáját teljes mértékben nem oldották fel sajnos, mert nem tudták hogyan kell. Ennek lett az eredménye a göngyöleglogisztika hat defektes és hiányos pontja, a készáru szállításra való előkészítésének minimum három dologban jelenlévő hiányossága, melyek egyesével is súlyos készletezési és logisztikai trehányságokat tesznek lehetővé és teszik is minden nap, hát még együtt... A programozó nem logisztikus, a logisztikus nem programozó, a vállalkozó meg nem nyolc diplomás, kétlábon járó szakirodalom és csodatévő. Nyilván mondhatnád, hogy azért bíztad meg, mert ő ért hozzá, ez bizonyos értelemben így is van. De az okos programozó bekéri tőled és megnézi, hogyan működik a munkafolyamat, abból fogja felállítani a saját agyában a szisztémát, amiből születik neked az ügyvitel. Hátrány egyébként, hogy közel harminc év alatt alig találkoztam olyan bitvadásszal, amelyiknek volt valamiféle logisztikai beütése vagy konkrét ismerete.
A logisztikáról, a szállítás szervezéséről pedig csak annyit említek, hogy az a két ember akinek ez a feladata, kapott a nyakába a megrendelések kezeléséből is nem keveset. Hátrány itt annyi, hogy míg az előbbihez "így szoktuk" elven értenek, addig az utóbbit véleményem szerint jobban átlátják és kezelik. Csak a kettőt együtt nem képesek "szakszerűen" művelni, ez egyrészt tudás hiánya, másrészt meg a jelenlévő ügyvitel és a hülyén szervezett logisztika az ok. Nem várható el eredmény ha nincs meg a megfelelő tudás. Ezt pótolni lehet embercserével, meg lehet külső segítség egyszeri megfizetésével, helyzete válogatja, lényeg hogy fedezd fel, értsd meg és ennek megfelelően dönts a kérdésről.
A tudásbéli probléma ott kezdődik, hogy nem tudnak se térképezni, se nyitva tartásokkal együtt számolni, de még a reális útiterveket sem tudják se modellezni, se megalkotni. Vannak az ezer éves túrák, amik a folyamatos körülményváltozások miatt hosszú évek óta átszervezésre várnak, de ehhez nincs szaktudás, akarat és legfőképpen idő. Mert az egész cégnél a napi problémák előidézése és azok megoldása van, mint egy mókuskerék. Tetézve ingerültséggel, defektes problémakezeléssel.
Ettől kezdve a logisztikai része viszi a pénzt, amikor arról beszélünk, hogy 4-5-6 éve folyamatos a megrendelések csökkenése, az elmúlt egy évben meg épphogy hoz valamit az egész cég. Itt-ott nem látják fától az erdőt, ahogy sok vállalkozás szenved ettől.
Úgy tudnám vázolni, hogy amíg a mögötted lévő ablakon nem engeded kifolyni még a tíz forintot sem, addig az előtted lévőn repülnek ki a milliók, mert nézel, de nem látsz. Azért nem látsz, mert a téged körülvevő és egyébként hátrányt okozó körülmények és emberek gátolnak ebben is.
A másik dolog pedig az, hogy képtelen vagy ebből kiszállni mert nem tudod, mit hogyan kezelj, hogyan irányíts, hogyan kontrollálj, avagy hogyan menedzseld az ekkora vállalkozásodat. Nem feltétlen a Te hibád, feltéve hogy pusztán a kényszerről beszélünk, ám a tárgybéli cégnél az edukáció hiánya is jelen van.
Ezek akkor súlyosabbak, ha nem fogadsz el vagy nem kérsz segítséget, mindegy milyen okból teszed.
Ne felejtsd el, hogy az alkalmazottadnak az ott csak egy munkahely, a bérjegyzékénél tovább nem lát, neki nem szerelemgyereke a Te vállalkozásod, az csak neked az. Ha pedig még motiváció sincs (bér és egyéb opciók), akkor nem is fog akkora értéket és minőséget lerakni ami szükséges lehet, mert érdektelenné válik és elmegy máshova. Főleg ha terrorban érzi magát.
Az ilyen cégben nem lehet alul rendet rakni addig, amíg odafent nincs rend, nincsenek megrajzolva a folyamatok, vagy azok nincsenek kellő minőségben "korszerűsítve" és összehangolva a működéssel, ezekből nincs rendszer építve. A hibák keletkezésének okait is fel kell tárni, ezeket kigyomlálni hogy ne ismétlődjenek, mitöbb személyi változásokra is szükség van, lásd a döntésképtelenséget, tudáshiányt. Mondjuk ez utóbbi edukálással kezelhető ha fogékony a delikvens, na meg van olyan aki tudja is, hogy mit kell leoktatni és hogyan. Ezek mind hiányosságok egy átlagos vállalkozásnál. Főleg ott lásztik ez, ahol 10-15 éve kezdődött a létszám- és egyéb növekedés, és azt hitték hogy ezt az ugrást is úgy kell kezelni és működtetni, mint a 10 fős mikrovállalkozást.
Sajnos beszúrom ide is: nem minden az érettségi és a diploma, mindkettőből láttam olyat akinél nem értem, hogyan sikerült megszereznie. A tudást keresd, ne a bizonyítványt (Moldován András után szabadon).
Gyakori hiba még az, amikor a cégvezető egyik szerda reggel úgy ébred, hogy mától multik vagyunk és úgy is működünk. Szépen hangzik a kijelentés, csak konkrétan semmi nincs mögötte ami megteremti ennek körülményeit, rendszerét. Sokszor lehetőség sincs erre, általában azért, mert nem az értelem irányít, hanem a dac, a büszkeség és az ego. Innéttől vannak megszámlálva a vállalkozás napjai, átlagosan két-két és fél év van hátra. Ezidő alatt felélik ami van, némelyik még hitelből is fedezni fogja azt a csődöt, amit folyamatában nem lát, mert nem tudja azt sem, hol van a fedezeti pont, vagy egyáltalán mi az. Emellé a beruházások, főleg az IT dolgai sokszor indokolatlan megoldások miatt okoznak nagyobb költséget. Nem kétlem, hogy van amikor kell, de sok esetben lehet fogni pár százezret, vagy akár milliót is, nyerve újabb egy vagy két évet a területhez való hozzányúlás nélkül.
Ha mindez társul a helytelen és méltatlan kommunikációval (tartalom, mennyiség, stílus), akkor pedig egyértelmű, hogy maga a menedzsment az igazi akadálya a vállalkozás működésének és fejlődésének.
Hiába nem tetszik, ez sajnos így van, akár elfogadod, akár nem.
Összegezve:
Nem elégséges lemásolni a múlt heti menetterveket az autókhoz, és szokás szerint szétosztani közöttük a melót, a sofőrök között meg az autókat. Nem elégséges felrakodás után megtudni a pontos mennyiségeket, nem elégséges a göngyöleget két olyan szám alapján kezelni, amikből az egyik nem 100%-osan pontos, a másik nem kontrollált, egy harmadikat meg íratunk de nem vonjuk be a rendszerbe.
Nem jó megoldás orrba-szájba vagy eszetlenül IT-re költeni, tudjuk hogy nem értesz hozzá és ezért kérsz fel külsőst, ám az a probléma hogy e témában nem kérdezősködsz a vállalkozói szférában, a kapcsolatrendszeredet felhasználva. Mielőtt beletérdelsz, keress meg és beszéljünk, hátha tudok valami alternatívát, mert vásárolni mindenki tud, főleg a másik pénzéből.
Az ügyviteledet meghatározza számos olyan körülmény amire ráhatásunk nincs, de éppen elég szabadságot nyújtanak a lehetőségek is, amikről eddig talán nem hallottál. Egyes esetekben az egyedi megoldások lesznek a befutók, akkor is ha több a bekerülés mint egy általános megoldásé, ugyanis az egyedi cuccok rád lesznek szabva, úgy fognak működni ahogyan nálad kell hogy működjenek -> nyertél egy halom időt, növelted a hatékonyságot. De ez csak akkor működik, ha a magamfajtába botlasz bele, aki igyekszik a Te fejeddel is gondolkodni, közelről ismerkedik meg a problémáddal és a lehetőségeiddel.
A személyi állomány motiválása nem csak a bérezésben mutatkozik meg lehetőségként. A tárgyban említett cégnél 3 éve nem történt érdemi béremelés. A megfelelően szervezett "osztályok" és munkakörök, a jó munkakörülmények biztosítása a Te feladatot és felelősséged. Ha jól érzi magát a munkavállaló, az látszódni fog a teljesítményén. A mai világban sajnos nem hagyhatod figyelmen kívül, főleg a hiányterületeken nem (logisztika, sofőrök, IT, adminisztráció). Embert találsz, a kérdés hogy milyen tudással és affinitással rendelkezik.
