Azt nem gondoltam volna, hogy ilyen kevés idő telik el mire újabb ékkövét találom a témakörnek!

Zalai cég keres igazgatási asszisztenst, figyeld a feladatokat:

• Irodavezetés (iroda adminisztratív és szervezési feladatainak ellátása, irodaüzemeltetéshez kapcsolódó szolgáltatókkal való kapcsolattartás, kiválasztásuk előkészítése, munkaügyi részfeladatok, irodai beszerzési feladatok, mobil és gépjárműflotta kezelése, számítástechnikai szoftver és hardver rendszer működtetés irányítása, vendégfogadás). Napi adminisztráció (levelezés, iktatás, postázás lefolytatása, számlák iktatása, szerződések rendszerezése, telefonhívások kezelése, honlap kezelése)
• Pénzügyi feladatok (kapcsolattartás a könyvelővel, bérszámfejtővel, könyvelési anyagok előkészítése, nyilvántartások-kimutatások elkészítése, kintlévőség kezelés,)
• Szervezési feladatok (belső kommunikáció támogatása, új belépő munkatársak munkafeltételeinek megszervezése, konferenciák, rendezvények szervezésével kapcsolatos teendők ellátása)
• Kereskedelmi feladatok (kapcsolattartás a partnerekkel, heti és havi riportok, tervek elkészítése, szövegszerkesztés, döntés előkészítés és támogatás, web-shop irányítása)
• Irodavezetői asszisztencia (az ügyvezető adminisztratív feladatainak segítése, nyomtatványok, elszámolások kitöltése, ügyvezető időbeosztásának menedzselése, programok egyeztetése, egyéb személyi asszisztencia ellátása) Beruházási pályázatok előkészítésében és elszámolásában koordinátori/irányító szerep.

Szedjük szét!
Az első pontban keveredik az asszisztencia, a létesítményüzemeltetés, a HR, a flottakezelés és az IT, egy kis fűszerezésnek tekintem a webshop rugdalását mint kereskedelmi képviselői feladat.
A második pont a pénzügyi asszisztens, ezt simán lehet egybehúzni a hirdetett pozíció alapfeladataival (aminek semmi köze létesítményüzemeltetéshez, HR-hez, flottához, IT-hoz, de még webáruházhoz sem (a maradék viszont releváns).
A harmadik pontban megint HR feladatoknál kötöttünk ki, a vezetői asszisztenciához általában hozzátartozhat a céges rendezvények leszervezése, belefér mert ezek nem mindennapos jelenségek.
A negyedik pontban szembejön a sales meló.
Az ötödik pont pedig a vezetői asszisztencia magja.

Az elvárások között egyértelműen csak az asszisztenciára sikerült megfogalmazni bármit is, a feladatkörök tekintetében a többi, ettől baromira távol lévő területek kapcsán egyetlen betűt sem. Megnézném, milyen IT-s / létesítményes / flottás munkát fog végezni az egyszerű asszisztens, aki ha még csak hallott is ezekről, fogalma se lesz, mitől forog, honnan zörög.

No Offense! Véleményem szerint két és fél, esetleg három pozíció egyes feladatait kívánják ráterhelni elméletben napi 8, gyakorlatban napi 12-14 órában EGY emberre, a potencionális közönség tagjai pedig sokkal inkább vannak berendezkedve vezetői asszisztenciára, semmint létesítményüzemeltetésre, flottakezelésre, IT-ra (ahogy a cég elképzelte), sales-re. Azt nem tartom kizártnak, hogy alapvető pénzügyi és/vagy HR feladatokban ne lenne képben valamilyen szinten az, aki vezetői asszisztenciát végzett 6-8 éven át, de abban biztos vagyok, hogy kellő mélységű tudás e két témakörben egyiknél sem lesz. A kellő mélységűt pedig értsük a jogszabályok és várható bírságok, következmények súlyaként, a két terület szakmai szempontok alapján kifogástalan ellátásaként.

Eszem nincs, hogy egy ekkora cégnél, ahol a weblap szerint van 20 diplomásuk, melyikük és hogyan nem volt képes az itt felsorolt feladatokból (az IT-t kivéve) bármelyiket is magáévá tenni... Persze említhetném a létesítménygazdálkodást és flottakezelést ami ugye megint külön-külön iparág, egymással legfeljebb csak köszönőviszonyban vannak (célok, érdekeltség, eredmény), de azért nem merészkedek eddig, mert a weblapról nem derül ki, mennyi ingatlanjuk van, mekkora területen, mennyi és miyen járműből áll a flotta, mennyi mobiltelefon és a kapcsolódó szolgáltatások, stb.
Az hétszentség, hogy NINCS olyan vezetői asszisztens, aki az ő saját alapfeladatai mellett kifogástalan minőségben van képben létesíténygazdálkodás, flottakezelés, IT, sales, HR és pénzügy területein! Amit a hirdetésben elvárnak, azt egy ember nagyjából 40-50 év kemény tanulással és aktív gyakorlati munkával képes elérni, de csak elméletileg, mert ennyi területet lefedni egy aggyal azért lehetetlen, mert mire a harmadikat kitanulod, az első kettő megkopik annyira hogy egy öt fős vállalkozásban sem állod meg a helyedet.
Ezen túlmenően pedig az elméletileg 8, gyakorlatilag 12 órás napba a fenti tevékenységekből egyenként is csak az elvégzendő munka 15-35% fog porondra kerülni, az összes többit szépen tolni fogja maga előtt, és nem telik el fél év, már akkora lesz a kupac, hogy a napot is eltakarja a főhadiszállás elől.

Komolyan, elgondolkodtam hogy alternatív jelentkezést adok be (leválogatom magamnak az IT-t, a flottát meg a létesítményt bizonyos keretek között), de úgy döntöttem végül, hogy hagyom ezt a francba.
Az a cégvezető vagy menedzsment, akinek ennyi, egymástól ezer fényév távolságra lévő feladatkört sikerült egy pozícióra összerakni, az gyakorlatilag elvérezhetett az említett feladatok súlya alatt, ezen kívül semmiféle hozzáértésük nincs sem a területekhez, sem a feladatokhoz. Egyetlen tudásuk van: azért a bruttó 700 ropiért azt hiszik hogy ezt mind elvégzi egy ember - vagy egyáltalán lesz aki képes elvégezni mindet!

Biztos akad majd jelentkező, de a sarkos pontokban (IT, létesítmény, flotta) 20-30%-os lesz a minőség, a teljesítmény és az eredmény, ezt garantálom, mert fogalma nem lesz akkora mélységben, amiből ezen területeken érkezik a teljesítmény, a minőség és az eredmény.

A legnagyobb tisztelettel kívánok az esetleges jelentkezőknek 5 éven át ingyenes xanax-kezelést, még fel nem fedezett agysejt-újraépítést, a cégnek sok sikert, a menedzsmentnek pedig olyan minőségű pihenést, ami után képesek lesznek a realitások mentén gondolkodni.