Megannyi helyen és darabszámban tartottam már kisebb-nagyobb előadásokat a témában, általában amikor szemközt néztem egy ügymenet hiányosságaival, egy ügyviteli rendszer hibáival vagy annak konkrét hiányával.

Természetesen a szóba kerülő fennforgások "azért vannak így mert nincs pénzünk" erre meg arra.
Alig harminc éve van velünk az Excel, kellően elvetemülteknek az Access amiket kb mindenki megvásárolt (de említhetném a LibreOffice csomagot is), jónéhány éve viszont én a Google Táblázatok cuccát favorizálom, így aztán ebben építkezek ezt-azt. Tény hogy nem feltétlen akkora élmény mint egy ügyviteli rendszer amit fejlesztő kezek kompetencia mentén teremtenek, az viszont biztos, hogy sok-sok esetben hasonló eredményességet produkál.

Korábban már biztos említettem (vagy nem), hogy van előttem egy összetettebb logisztikai kupleráj, amit már a megismerésének első hetében és alapjaiban tudtam volna megreformálni - csak még a másik oldalon a szándék hiányzik, az akarat. Meg a vállalatirányítási rendszer is, de ez egy másik problémakör.
E témakörben épp úgy szerepel a késztermék mint a göngyöleg, mindkettő olyan defektekkel rendelkezik az adott helyen ami számtalan lehetőséget ad tévedésre, elszámolásra és némi trehányságra, amikből pedig jól tudjuk, hogy milyen hátrányok képződnek.

A késztermék témájában a vonalkódos azonosítást (úgy a termékeket ahogyan a göngyöleget is) látom megoldásnak, implementálva a meglévő ügyivteli rendszerbe, így a készáru raktárban a melót nem borítjuk meg, nem kell drasztikusan átalakítani semmit - csak a hozzáállást, mert ahogyan már említettem, az ellenállás kb minden formában és minőségben jelen van a saját kényelmük / komfortjuk miatt.
Ehhez még annyit fűznék, hogy pont emiatt képtelenek fizikai számolás nélkül megmondani, mikor-hol mennyi és milyen termék van, akár ládában, akár rekeszben, bármelyik hűtőkamrában...

A göngyöleg logisztikájára térnék ki, ugyanis a darabszámok csúszását sokkal több tényező befolyásolja mint egy normális ügymenetben azt eltűrnénk vagy elviselnénk.
Nem elég hogy egyes multik 20-30-40 napos átfutással is kezelik, kerítésen belül is túl sok a lehetőség tévedésre, elszámolásra és összességében a helyes nyilvántartásra. Még "kozmetikázás" is van, mert az érintett dolgozó úgy gondolja, hogy ezáltal kevesebb esély lesz a hibák / hiányok miatti szőnyegszélére. Ha idáig eljutottál az olvasásban és egyébként logisztikai folyamatokban, akkor egyértelművé vált számodra is, hogy a kozmetikázás sokkal nagyobb ellenséged mint a tévedés vagy az elszámolás. Előbbi szándékosan torzít, utóbbiak többnyire nem. Ugyanis nem mindegy, hogy a valóságban hozzád visszatérő ládák darabszáma 175 vagy kozmetikázotta 210... Majd rájössz amikor pakolnád bele az árut, aztán egyszercsak elfogy és a kutya se tudja megmondani, hol van az amit keresel rajtuk... Te pedig azt nem tudod, hogy ki hibázott, mert (mondjuk ki) a cégednél nincs se logisztika, se logisztikus.

Erre a göngyöleg-problémára találtam pár hete egy áthidaló megoldást, amit kicsit késve ugyan de modelleztem, és a várakozásaimnak megfelelően működött. Ahhoz hogy ez ne kerüljön pénzbe, a Google-ban okoztam pár táblázatot és néhány kupac függvényt, meg egy összetett riportot.
A táblázatok és a függvények nyilvántartanak minden adatot, más függvények a különbségeket keresik és mutatják meg a riport megfelelő helyén, ezzel is rámutatva az elkövetett hibákra, legyen az kozmetikázás vagy tévedés.
Amit ilyenkor kellő körültekintéssel kell megoldani, az a csúsztatott adatkezelés, amit az említett multik okoznak, akik 20-30-40 nap után, kalandos utakon juttatják vissza a göngyöleget. Merthogy tőlük azonnal nincs visszavétel, egyébként a kozmetikázás is ebben a témában zajlik....

Szóval ahhoz hogy egy elsőre nem nagynak tűnő, de a valóságban komoly súllyal bíró folyamatot rendbe rakjál, sokszor elég, ha:
1. a szél befúj hozzád egy logisztikus fejjel gondolkodó figurát, Te pedig ezt kihasználod
2. megfelelő módon és minőségben megtervezed a logisztikai folyamatokat (vagy újragondolod a hibák mentén)
3. ugyanilyen körültekintéssel a szükséges mennyiségű táblázatot összerakatod a szél által befújt figurával
4. bevezeted a kötelező használatát, szankciót kilátásba helyezve a hiányáért
5. nézed a riportokat, reklamálsz a különbségek okán ott ahol a riport mutatja a hibát
5. felsóhajtasz hogy ami eddig probléma volt a tárgykörben, az már nem probléma

Természetesen egy ilyen megoldástól vagy egy jó drágán fejlesztett ügyviteli modultól sem kell várni azt, hogy mindig az a mennyiségű göngyöleg lesz nálad amire szükséged van, de legalább megoldottad a követést és a mindig pontos darabszámok kérdését.
Azért is jó a Google alapú táblázatholmi, mert az Excel-el ellentétben kicsit dinamikusabban és könnyebben lehet csapatmunkára fogni.

Fenti kupi általában (megfigyeléseim és tapasztalataim alapján) olyan vállalkozásoknál fordul elő, ahol (ugye nincs gyakorlott logisztikus) az indulástól az első 1-2 évben jól működött az a puritán stratégia amit tartanak akkor is, amikor már hárommilliárd forint árbevétel van, ötszázmilliós bérköltség, meg a többi szépség 110 alkalmazott és 15 kiszállító autó mellett.

Hidd el, nem működik ekkora volumenben az, amit annak idején kreáltál egy autóra, egy sofőrre, két raktári dolgozóra, napi húsz ládányi áru kiszállítására. Nem kell szórakozni drága SAP-vel meg Dynamics-el, persze biztos ezeknek is vannak előnyei, de ha ezektől rugalmasabban, dinamikusabban és egyébként olcsóbban is meg lehet oldani, akkor hajrá. Továbbra is tartom, hogy az egyedi ügyvitel ami rád van szabva, annál jobb soha nem volt és nem is lesz, ugyanakkor sajnálatosnak tartom hogy egyes multik az SAP-t vagy a Dynamics-ot "követelik" meg nálad is, ha beszállítója akarsz lenni.
Hallgass rám ha ilyen cipőben vagy: NE cseréld le az egyedi ügyviteledet ha az jól működik, hanem intézz egy köztes megoldást ami a szükséges adatokat közlekedteti a két rendszer között, de olyat ahova NEM kell munkaerőt biztosítanod.
A multi megkapja amit akar, az alkalmazottaid pedig nem fejelik le az asztalt hogy egy általuk ismeretlen (és egyébként a megszokottakhoz képest szűkebb lehetőségekkel bíró) cuccot kell megtanulni használni és azt alkalmazni minden nap. Irdatlanul be fogtok lassulni 6-8 hónapra és olyan problémák jönnek elő (akár újra), amiket a saját, egyedi ügyviteleddel már kikapáltatok.