10 éve ilyenekről ugatok, persze többnyire feleslegesen, ugyanis sok vállalkozást az ego működtet, meg az "így szoktuk", rendszer általában kevés helyen van, azoknál sem teljesértékű, sok esetben hibákkal tarkítva.

Első körben van itt ez a tartalom, amit szeretném ha elolvasnál.
A Balogh Levente is kimondta már, hogy "Gondolkozz rendszerben". Sokmindennek alapja egy szervezett rendszer, nincs ez másképpen a vállalkozások esetében sem.
Leszögezném hogy 90%-ban ezek szépen felépülnek azon a szinten, amin a vállalkozás indul, működik is egy rövid ideig, például amíg 1-3 főből nem lesz 6-8 vagy 10-15, nem szélesedik a tevékenységi paletta, nem bővül az ügyfélkör 5-ről 15-re vagy még többre, nem növekedik a vállalkozás kompetenciája, tudása, piaca.

Amikor ugyanis elindítod, nem rendelkezel elég információval ahhoz, hogy a jövőben is jól működjön a vállalkozásod, de ne aggódj, senki más sem. Ebben egyetlen kérdés van: képes vagy-e a növekedéssel, az igénnyel együtt változni és változtatni, építeni, finomítani... Ha igen, akkor máris egy lépéssel előbbre vagy a maradékhoz képest.

Életem egyik legmeghatározóbb munkahelyéről hozok most neked olvasnivalót ebben a bejegyzésben, remélve hogy megérted, miről ugatunk mi, akik gondolkodó munkaerő vagyunk, nem pedig bólogató Jánosok. Mi vagyunk azok, akiket a legtöbb vállalkozás nem szeretne alkalmazni, mert zavaró körülmény leszünk az egojuk miatt.

Tehát képzelj el egy családias hangulató céget, ahol egyrészt a kapitalizmus szabályai működnek, másrészt elismerik a pozíciódban leadott teljesítményt is. Ez a cég amikor én bekerültem, foglalkoztatott közel 100 embert, szóval szerintem elég nagy volt már, a tulajdonos a korábban felállított rendszerben működtette. Középvezetőket választott, úgy a HR mint a műszaki részen, kirendeltség-vezetőt is, és elkezdte rájuk szervezni magáról a feladatokat és területeket.
Ez a rendszer amit újraszervezett, óhatatlan egy halom hibát tartalmazott, melyekre ő nem gondolt, amúgy is az általános elv az volt, hogy majd akkor foglalkozunk a problémával ha az megjelenik.
Illetve ezekkel is csak akkor, ha neki fáj, ugyanis csak én jeleztem vagy hat féle problémát, amit felületesen kezeltek, amikor pedig jósoltam következményt ami bekövetkezett, akkor is félvállról vették, de volt energiájuk engem regulázni, miközben a hat problémából konkrétan egyet sem oldottak meg.
Letakarhatod a nyílt sebet, de ha nem varrod össze, nehezen fog gyógyulni.
(parasztosan: letakarhatod a kutyaszart a járdán cilinderrel, de az attól még kutyaszar és a járdán van)

Szóval a rendszer, amit felépített, az egy olyan modell ami akkor működik ha csak és kizárólag biorobotokat alkalmazol, akik nem kérdeznek, nem gondolkodnak.
A különbség eközött, meg a linkelt tartalomban olvasható működés között jelentős, főleg amikor azt nézzük, hogy egy-egy pozícióra a megfelelő tudással rendelkező embert választod azért, hogy a vállalkozásod működni tudjon. Óhatatlan hogy az adott ember a képességeit hasznosítva fejleszti majd a tudását, ezzel is előre viszi a vállalkozásodat, és ha nem egoból irányítasz, akkor ez a melós elégedett lesz a körülményekkel.
Nálunk ez korlátozott mértékben üzemelt, ugyanis mindig jött valaki aki behúzta a féket valamilyen formában, na meg az élet is hozott számtalan fordulatot, amiket azért sem kezeltek megfelelő módon, mert ilyen volt a rendszer, mitöbb ha alulról jött a megoldás vagy adott esetben sokadszorra már a beszólás, akkor ezen megsértődtek.

A vállalkozásod működésének rendszerét úgy kell felépítened, hogy nem csak a mai nappal számolsz, hanem a holnappal, esetleg jövő héttel is. A legegyszerűbb eindulás, ha kétfelé osztod a problémákat:
a) kevés számú előfordulás -> rendező elv
b) sűrű előfordulás -> szabályrendszer
A rendező elv egyszerű: minden folyamat kezelési módját konzekvensen tartod, ennek megfelelően ha véletlenül szemközt nézel egy-egy nyűggel, seperc alatt fogod kezelni, irányítani, felszámolni, megoldani.
A szabályrendszer akkor játszik, ha az adott jelenség vagy hiba sűrűbben fordul elő, szintén konzekvensen kell betartani és betartatni, ez megint nem fog időt elvinni gondolkodással és megoldáskereséssel.

Visszakanyarodva a céghez és a rendszeréhez, az alapvetően egyszerű folyamatokat és tevékenységet illetően működött ahogyan működött, hozott eredményt pénzben is, piacban is, de belül a feszültség szépen növekedett, elkezdték kinőni a táblázat-hegyeket, szétszóródtak folyamatok, néhol bizony a szervezés miatt szenvedett hátrányt néhány folyamat (amikor egy emberre ráhúzol 6-8-10 féle, egyenként apró tevékenységet az amúgy sem kicsi főtevékenysége mellé).
Aztán belenyúltak egy nagyobb projektbe, egy olyan tevékenységbe amit még soha nem csináltak. Elég vékony mezsgyén gyalogoltak előre, tekintettel arra hogy hiába volt ez a projekt az alaptevékenységhez részben köthető, kimondottan célirányos tapasztalat vagy tudás nélkülünk nem lett volna, plusz igyekeztek diplomás tudást is megszerezni, ez jó lépés volt.
A projektet sikerre vittük, a belünket kidolgoztuk hogy napok alatt lábra álljon, hajtott mindenkit az, hogy megmutassuk, ez a cég képes jól csinálni, nem kell heteket-hónapokat várni mire elindul és jól működik.

Ami nem változott, az a rendszer működése, struktúrája. Szépen mutatott a falon az újonnan rajzolt szervezeti ábra, de a valóságba ültetve gyakorlati kérdésekben működésképtelen halmaz volt.
Ez egyrészt szervezési probléma volt, másrészt a korábbi szemlélethez való ragaszkodás: azt hitték hogy rendszerfinomítás vagy annak egyes részeit érintő átalakítás nélkül is menni fog ez. Dehogy ment, legalábbis nem úgy ahogy kellett volna. Nekem ha ekkora cégem van, én biztos nem kísérleti telepként működtetem, főleg nem egy akkora projekttel a nyakamba mint ami ezeknek megadatott.
Ebben a rendszerben kódolva voltak olyan hibák, amikkel a menedzsment nem számolt, a tulajdonosnak meg volt elég nyűgje ahhoz, hogy ezekre képtelen legyen figyelni.
A legnagyobb probléma az volt, hogy amikor jeleztük ezeket a kódolt hibákat, nagyon sokra azt a választ kaptuk hogy ez nem a mi dolgunk, vagy erre most nincs idő.
Már elnézést, de amikor a rendszerhiba engem közvetlenül érint, mitöbb képtelen vagyok ezért szintet lépni, előre menni, vagy elvégezni normálisan valamit, az talán egy kicsit az én dolgom is, az hogy mikor mire priorizálnak időt, elég érdekes, mondhatni osztrákos megoldás.

Amikor a vállalkozásod már elég nagy (8-10 fő vagy több), és a benne dolgozóknak még esze is van, hidd el, érdemes az addig működő rendszeredet úgy alakítani, hogy minél kevesebb kódolt hiányosság vagy hiba legyen benne. Ez alapvetően meghatározza a működésedet, a sikeredet, meg azt is, hogy melyik melósod mikor fog kilépni a francba.
Kell hogy értékeld és kezeld a jelzéseket, és nem úgy mint a fenti példában is próbáltam megjeleníteni. Ha elég értelmes melósod van, nem hülyeséggel fog eléd állni, hanem konstruktív javaslatokkal és érvekkel a megvalósítás mellett. Ha pedig ettől is okosabb, akkor a saját szintjén készült elemzéssel fog eléd állni, amiből látni fogod, hogy mekkora kupacot kell odébb lapátolni és milyen eredmények várhatóak ha ezt meglépitek.
Ahhoz hogy a melósod tisztán gondolkodjon, partnerként kell kezeld és megosztani vele minden információt, amiből látja, minek hova megy a vége. Bevonod az operatív munkába, amivel egyébként adsz neki egy akkora adrenalin-löketet mint ide Lacháza, érezni fogja hogy fontos fogaskerék a gépezetben, ezáltal érdekeltté teheted hogy a vállalkozásod menjen előre.
Hogy idáig eljuss, nyilván fontos szerepe van annak, hogy a megfelelő emberekkel vedd magadat körül. Olyanokkal, akik valós tudással bírnak (nem csak oskolával) a területükön, felmérd a képességeiket (amik ugye nem egyformák), találd meg mivel tudod motiválni, fordíts hangsúlyt a tudásának fejlesztésére.
Neked a helyes menedzselés a dolgod, elviekben azért veszed magad mellé a tudást, hogy egyes területekkel ne neked kelljen foglalkozni. Hát akkor engedd kibontakozni azt a tudást, ha már megtaláltad.
Nem utolsó szempont az sem, hogyan kezeled a lentről jövő jelzéseket és kéréseket. A fent említett rendszerben az egyik ilyen kódolt hiba ez volt, így nem csoda hogy konfliktushelyzet alakult ki, amikor bizonyos kérdéseket feltettem... Kell valaki aki megvilágítja számodra azt a részt, ami neked sötét. Ha azt gondolod hogy ez nem így van, akkor talán Te is egoból irányítasz.
Sajnos mindannyiunknak el kell fogadni azt, hogy nem látunk rá mindenre a megfelelő mértékű látókör hiányában. Nekem el kell fogadni hogy tudás híján nem látom a piaci részesedésedet és potenciádat, neked meg el kell fogadni amikor rávilágítok egy-egy döntésed következményeire. Amíg mindketten érvek mentén igazoljuk a másik felé a véleményünket, addig ez nem fog a közös együttműködés rovására menni. Az nem érv, hogy Te vagy a munkáltató, az sem érv hogy rajtam kívül más nem oldja meg neked.

Egy jó rendszer a vállalkozásban rengeteg kérdésre ad választ amit fel sem kell tenni, és még kevesebb kérdést generál a meglévők mellé. Az pedig elengedhetetlen, hogy a fejlődéssel együtt folyamatosan elemezz mindent, így a rendszeredet is, szükség szerint ennek változtatásával, finomításával. Ha Te nem veszel észre időben vagy egyáltalán hibákat, az súlyos következményekkel fog járni.
A fenti példában kényszerből hoztak döntéseket, isszák is a levét, sok hibát nem vettek észre vagy tudomásul, ezek is csak újabb kérdéseket vetettek fel, gyakorlatilag végig improvizálták az elmúlt évet, pedig elég lett volna minket megtartani, megszüntetni azokat az ordas hibákat amik miatt mi felálltunk az asztaltól. Mi néhány idegszálunk elhalásával fizettük meg az árát (és másik munkahely keresésének "örömeivel"), ők pedig a tudás, a teljesítmény és a minőség hiányával, ezek pótlását olyan emberekkel próbálják megoldani akik akkor láttak először ilyen iparágat belülről, meg eszközöket közelről.
Erre szoktam azt mondani, hogy nekem mindegy, kivel  végezteted el a melót. A kérdés az, neked mennyire mindegy, tekintettel időre, energiára, pénzre, eredményre.

Nem tudsz olyan jól működő vállalkozást mutatni, ahol az induláskor megszült rendszer működik még most is. Viszont sok olyan létezik, ahonnan a tudás azért lépett ki, mert a tulajdonosi szemlélet, a működési rendszer egoalapú volt. Ehhez aztán jött a dac (mint a példában is), amikor azt hitték, hogy megy ez nélkülünk is, meg a büszkeség (eszünk ágában sincs felhívni a távozott tudást, hogy beszéljük meg, hátha van kedved visszajönni mert kicsikét átrendeztük a dolgokat, rájöttünk hogy nem akartál ártani)

Vállalkozást nem lehet működtetni se dacból, se büszkeségből, se egoból, se ezek kombinációjával. Legalábbis pozitív eredményekkel nem. A fenti példában súlyos euróezrekben mérhető a hiányunk, ugyanis az eszközöket, amikkel ezt szép nagy projektet hajtják, Ausztriába kell hordani a legkisebb szarok miatt is, helyben ugyanis a megfelelő tudás miatt nem tudják őket gyógyítani. A napi rutin szétbarmolva, téblábolás van és "helybetopi" (egyhelyben toporognak, nincs holnap csak ma), improvizálnak.
Ez a felfogás egyébként korábban is megvolt:
-elnézést kérek, problémánk van holnapra a blablablabla
-jó, ma még meg tudjuk oldani?
-igen, de holnap....
-akkor rendben, majd holnap megnézzük újra
És ez így ment sok-sok esetben, amikor másnap nem keveset kellett átszervezni, mert a szerencse elfelejtett becsöngetni reggel.
Most őszintén, a mai Magyarországon nincs elég idegbetegség a vállalkozói szektorban, hogy még azt is a nyakunkba vesszük, amit előrelátó szervezéssel és egy hatékony rendszer fejlesztésével megelőzhetnénk...?