Annak idején éppen kifelé vonultam az informatikai tevékenységeimből, mert már akkor is egyre többen úgy ébredtek fel egyik szerda reggel, hogy márpedig ők értenek számítógépszervizhez, adatmentéshez és ilyesmikhez is.

Manapság is találkozhatunk olyan vállalkozóval, aki nélkülözve még a legelemibb hozzáértést is az általa végezni kívánt tevékenységhez, úgy döntött hogy abból szeretne megélni. Ez legalább anyira vicces mintha idegsebésznek állnék, vagy repülőgép pilótának, ugyanis halovány lila fingom nincs például idegpályákról, de még repcsit se láttam 100 méternél közelebbről.

Szóval éppen a reggeli rutin (hideg kávé, cigaretta, mailek, profession) van folyamatban, mikor belefutok ebbe:

Digitalizáló-adatrögzítő IDS projekt munkatárs

(link)

Valamikor 2010 körül már felvetődött bennem az ötlet, ha már addigra több helyen reformáltam az iratok és dokumentumok digitalizálását (értsd 10 percenként 1 oldal szkennelve, elnevezve, eltárolva manővert 3 perc / oldal-ra redukáltam és/vagy valamilyen rendszerbe szerveztem), és hetek múlva is érezhető volt a lassú haladás, nézzük már meg mit lehet okozni szolgáltatásként vállalkozói viszonyban, hozzáértéssel és a megfelelő eszközök beszerzésével.

Nagyjából egy hét alatt vadásztam össze mindent ami ahhoz kell, hogy tömeges dokumentum-szkennelést és valamilyen rendszerben elhelyezést végezhessek ha erre igényt találok és meg is fizetik. Az első és legfontosabb irány az volt, hogy én gyorsabban végezzem el mint a főállású adminisztratív munkaerő az ő képességeivel és technikai lehetőségeivel. A második pont arról szólt, hogy legyen opciós az eredmény, tehát alapszolgáltatás eredménye a keletkezett PDF-ek egyszerű könyvtárstruktúrába szervezve, ebben az esetben eldöntendő kérdés a megbízó részéről, mi alapján struktúráljuk a dokumentumokat (dátum, tartalmi besorolás vagy ilyesmik), emelt szintű szolgáltatás egy meglévő iktató és/vagy DMS, illetve harmadik opcióként jelöltem meg az általam ajánlott DMS üzembehelyezését ott, ahol ilyen nincs.
A szükséges eszközök vadászatát a HP-nél kezdtem, aztán az EPSON-nál találtam meg a minden szempontból ideálisat, ami akkoriban nagyjából 150ezer Ft nettó áron volt elérhető. Ennek a szkennernek oda lehetett adni asszem 200 lapot (ebben a kategóriában a többinek csak kevesebbet), amiket szükség szerint fordított is (duplex), mindezt gyors beolvasással.
A koncepció szoftveres része egy ekkoriban kifejlődött cucc adta, amit pici reszeléssel saját szám ízére faragtam egy szép hétvégén amikor a gyakorlatban is látni akartam, mennyi időbe és energiába fáj ezt életre kelteni.
Ami a legtöbbeknek probléma a tömeges digitalizálásnál, hogy kb minden dokumentum különbözik az oldalszámok tekintetében, így mindenki kézzel improvizált, mert a kétoldalnyit követte egy hat oldalas, aztán egy egyoldalas és így tovább. Persze lehet szétválogatni ezeket oldalmennyiség szerint csoportosítva, de kérdem én, egy amúgyis deficites munkára miért pazarlunk el drága munkaidőt..:?
Erre volt megoldás ez az egyedi fejlesztésű szkennelő szoftver, amivel lehetett tudatni, hogy hol kezdődik a következő doku. Minden digitalizálni kívánt papírholmi tetejére rakok egy-egy ilyen vonalkódot tartalmazó lapot, a szoftver ezt ha "meglátja", az azt jelenti hogy az előző file-t lezárja és elnevezi, majd nyitja a következőt és addig tölti bele az oldalakat, amíg a következő vonalkódos oldal elé nem kerül.
A file-ok elnevezésére számtalan lehetőség van akár BATCH megoldással, akár timestamp, ezeknél viszont a file nevéből nem igazán fogod megfejteni, mi van benne.
Itt jön a SCR, azaz az optikai karakterfelismerés, ami hiába cirka 20 éves, még mindig okozhat neki fejtörést a kopott szöveg, magyar ékezetek, netán kissé gyűrött papír...
Konkrétan már nem emlékszem, de rémlik mintha meg tudtam volna oldani, hogy az első oldal melyik részén keressen szöveget, ami a file nevét adhatja. A közigazgatási dokumentumok fejrésze általában egyforma, kivétel nélkül tartalmaz iktatószámot vagy valami hasonló azonosítót, ami kiválóan szolgálja a névadást, de ugyanígy van tárgyleírás, esetleg hivatal neve.
Ma már ezzel nem bíbelődnék, mert az általam megismert DMS-ek képesek SCR alapon a dokumentumok kijelölt szegleteiből olvasni, ezzel tag-eket adva a tárolásnál, így is könnyítve az iratkeresést.

Tehát ott tartottam, hogy az elméleti modellt gyakorlatosítottam, innen tudom miről beszélek, az eredmény lenyűgöző volt (két napos szívás után persze). Kapott vagy 30 dokumentumot, eltérő oldalmennyiségekkel, megfelelő helyre rakva a vonalkódos lapokat és az egyszerűség kedvéért a file-ok elnevezését hagytam timestamp-en, csak haladjunk már.
Az eredmény magáért beszélt: seperc alatt szkenneltem be az iratkupacot, minden keletkezett pdf csak azt tartalmazta amit kellett. Szórakozás képpen pár nappal később megoldottam hogy a keletkezett pdf első oldalának tetejére beleírattam hogy "Digitalizálva " meg a dátum. Nem mintha erre egyébként igény lett volna akkoriban, csak gondoltam ha ezt oda tudom passzírozni, akkor mást is... Mondjuk a vállalkozásom nevét, amit akkor még nem tudtam kiválasztani a három lehetséges és meglehetősen hunglis nyelvezetű opcióból.

A következő lépés az általam favorizált DMS-be küldés. Hiába lehetett már akkor szkennelni a DMS rendszerből, az továbbra is lassú, egésznapos igénybevétel attól akit kemény pénzért fizetünk adminisztrációs munkája kapcsán, azt meg mindenki tudta és tudja, hogy nem ez az elsődleges feladata szegénynek.
Tehát megoldást kellett találnom arra, hogy a tömegesen (és rohadt gyorsan) beolvasott dokumentumokat bepakoljam a DMS-be, de úgy hogy azok valamiféle rendszer felé induljanak. Azért sem mentem bele mélyebben, mert ez már kimondottan "hivatali" szakmunka, nekem mint vállalkozónak, nem kell tudnom az adott iroda iratkezelési szokásairól, szabályairól és elveiről, csak annyit hogy tartalmilag összeegyeztethető legyen a napi munkával, a többit nekik kell megoldani, hogy én tudjak pénzt keresni az alaptevékenységemmel.

A kutakodás és tanulás ismét eredményt hozott, hiszen tömegesen sikerült beilleszteni itthon a DMS-be a korábban kísérletként használt pdf-eket, és ha jól emlékszem volt valami szkriptelés a DMS-en belül, hogy ezeket nézze végig, megadott helyen keressen karakterláncot és ezt használja tag-ként.
Ma már ennek biztos nem állnék neki, hiszen az én agyam nem programozásra született.

Az üzleti koncepciómba pedig belefért, hogy amíg két szkennerrel tolom a tömeges digitalizálást, addig pont kihűl a kávé, hogy ennek társaságában a tömegesen DMS-be pakolt pdf-eket elhelyezzem egy alapszintű struktúrába, ezt pedig tovább finomítja a kedves megbízó a saját munkatársaival.

Leültem beszélni olyannal akinek ez az egész elég fájó pont volt, ő mondta azt, hogy ebben a formában hatalmas előrelépés és segítség ez a koncepció, mert az adminisztratív munkaerő terhelése a töredékére csökken azzal, hogy a DMS-be csak pár egérkattintás és billentyűlenyomás szükséges ahhoz, hogy az adott pdf-re rátaláljanak amikor keresik. Persze ezt könnyíti a beépített SCR is, főleg ha megtanulják használni. Eme koncepció alapján a "hivatali munkaidőben" az érdemi munka termelékenyebb, semmint amikor maguk szívnak a szkenneléssel, elnevezéssel meg úgy mindennel.
Hozzáteszem, egy DMS rendszerbe állításával a file-ok elnevezése irreleváns tényező, mert nem ez alapján keressük a dokumentumot amikor szükség van rá, hanem a tag-ek és az esetlegesen SCR-rel olvasott részletek, megjegyzések alapján.

Sokszor kalkuláltam a szolgáltatás árát és már 2010-ben meg kellett állapítanom, hogy két évente új szkennert kell vennem, évente legalább egyet javíttatni, tehát tartalékot is kell képeznem eszközben is, pénzben is, ami baromi nehéz ha a piacon elvárt filléres díjakkal akarsz működni. Az én konstrukcióm állt egy projekt-díjból és oldalankénti pár forintból. Ezt igyekeztem úgy kalkulálni, hogy legyen értelme 2ezer oldal alatt is dolgozni, tehát ki kellett sakkoznom, hogy átlagosan a napi 8-10 órában mennyit tudok "termelni", mibe kerül egy ilyen napom munkadíjban, eszközökben.

Maga a koncepció szerintem jó volt, de miután Magyarországon élünk, ahol a digitalizáció sokszor gyorsabb ütemben nyer teret mint más környező országokban, továbbra sem elterjedt a DMS bevetése, akik pedig digitalizált formában is eltárolnak papíralapú dokumentumokat, azok maguk szívnak ezzel, legyen a mennyiség a napi 8-10 oldaltól akár a több százig vagy több ezerig.

A blogpost apropójaként linkelt munkát például szívesen űzném, de nekem Tiszaújváros rohadtul messze van ehhez, mitöbb kétlem hogy ezért nekem segítenek a szállásproblémában.

Sok ilyesmi vállalkozási koncepcióm volt már, de ezek szinte kivétel nélkül csak részmegoldások lehettek volna valami fő tevékenység mellett, ugyanis önmagukban képtelenek eltartani még egy egyszermélyes vállalkozást is, tekintettel a magyar adórendszerre meg a magyar vállalkozói szférában a bármilyen tevékenység kiszervezésének hajlandóságára.