Csaknem húsz évnyi, az informatika egyes területein összegereblyézett tudásomat hasznosítom több mint tíz éve, amióta ezt a "pályát" elhagytam és a fuvarozás / buszozás / logisztika / flottamenedzsment felé indultam. Kiváló alapnak bzonyult amikor megoldást kellett találni valami maflaságra.

Amolyan visszatérő rémálom, amikor hol szervezettebb, hol kevésbé szervezett táblázat hegyeket látok kis- és középvállalkozásoknál. Maga a táblázat használata teljesen jó irány, főleg a kicsiknél, de amit nem értek, az az általános szervezetlenség (amikor van előtted 70 darab, az adathalmazok egyes részei fedik egymást, az egyes file-ok ömlesztve, meg amikor ugyanazzal az adathalmazzal hárman és ötféle módon melóznak.

Középvállalkozásokban sok helyen van már valamiféle CRM, de a táblázatok gyártása és mailben küldözgetése valahogyan nem pusztul ki, mert a dobozos CRM nem képes kiváltani, egyedi fejlesztésre nem feltétlen áldoznak, az infót meg tovább kell küldeni, az pedig hosszú távon szép mennyiséget alkot az elfoglalt tárhelyen.
Kb mindenkire igaz, hogy ahány munkavállaló, nagyjából annyi féle táblázat ugynazokkal az adatokkal, amik egyszer elkezdtek kialakulni, esetleg bővülni, itt-ott változni, de ritkán látni "szabványt" vagy valamiféle sablont, irányt, egységességet meg aztán főleg nem.

Ami viszont keveseknek probléma, az a MS Excel pár éves fejlesztési és kereskedelmi iránya, ugyanis stratégia alapján a Microsoft a natív alkalmazásból kivette a FILTER() függvényt (meg mást is), ezek az Office 365-ben elérhetőek, de mit számít ez nekünk, ha mi nem ott akarjuk használni.... A Microsoft pont leszarja a Te igényedet, neki az a lényeg hogy vagy a natív alkalmazást vedd meg, vagy fizess elő a 365-re, ami kevésbé kényelmes a natívhoz képest -szerintem-.

Szerintem van már 5-6 éve hogy átszoktam a Google Sheets-re, rengeteg cuccot alkottam benne, felhőben van, bármilyen Google fiókkal meg tudom osztani (Excel file-ban egyidőben csak egy embernek van írási / szerkesztési joga, a OneDrive-on keresztül már egy lépéssel közelebb vagyunk de nem a legjobb opció), mitöbb minden függvény működik, valós idejű szinkron van amikor függvényekkel hivatkozok másik táblára és így tovább. Ide kapcsolódik, hogy a mai napig sok vállalkozás működtet egyszerű Google fiókot, tehát nem fizet a céges workplace-ért (mondjuk amilyen pénzt elkér a Google mostanában, hát nem csoda).

Ehhez az ügyviteli témához szeretnék néhány tanácsot adni neked is, kérlek legalább gondolkodj el rajta.

Ha nincs CRM rendszered, de szeretnél, csak olyat keress ami a vállalkozásodhoz és az ügyviteli munkához a legjobban passzol, különös tekintettel az ügyviteli munkából keletkező információk tárolására, megjelenítésére.
Ha CRM helyett vagy mellett táblázatokkal dolgoznál / dolgoztatnál, ahhoz gyárts sablonszerű "alapanyagot", amiből az ügyviteli munkatársad építkezik, amibe rögzíteni fog, ez hosszú távon gyorsít majd téged amikor a számokat nézed, a riportokat.
Alapvetően minden adminisztratív, ügyviteli munkára állíts fel user guide-ot, egy jól felépített, részletes, tanulható és tanítható, követelhető leírást, amit az ügyviteli munkatársad megtanul, ami alapján az ügyviteli munkát elvégzi. Így lesz az ő munkája ebből a szempontból hiba- és hiánymentes, Te pedig így tudod megkövetelni az ügyviteli rendet.
Ha a munkaeszköz a Word és/vagy az Excel, a keletkező file-okra is kell policy-t meghatároznod, kezdve ezeknek a tárolási helyétől, rendjétől, szervezett struktúrába helyezésétől egészen a tartalomig. Nagyon fontos hogy ezekről biztonsági mentések készüljenek, napi szinten akár többször is. Általában elég egy NAS meg egy Cobian, ezek nem nagy beruházások, de tolhatod felhőbe is, lényeg hogy legyen mentésed.

Nem térek ki részleteiben a munkaszerződésre és a munkaköri leírásra, ez legyen a HR dolga, de tudd hogy a munkaszerződés jobb helyeken nem két oldal, csak az információkezelés és titokvédelmi rész szokott vagy húsz oldalnyi lenni. Erre azért van szükséged, mert egyes munkavállalók hajlamosak elpofázni érzékeny információkat ott ahol nem kellene, vagy legrosszabb esetben a nálad szerzett információk segítségével fog vállalkozást indítani (ami akár konkurencia lehet neked), esetleg konkurensednél fog munkát vállalni. Nehéz ezeket kezelni ha bekövetkeznek, de visszatartó erő és/vagy megfelelő válaszcsapás lehet a megfelelő tartalmú záradék a munkaszerződésben.

Én tudom, milyen az, amikor négy embernek ugyanaz a munkája (egymást váltják) és a négyből csak egy vagy kettő viszi az ügyvitelt ahogy kell, a többi pedig "konzervatívabb", ez első körben közöttük lesz feszültség, második körben pedig nálad lesz probléma az információhiány vagy a téves információ miatt.
Tudom azt is, milyen következményekkel bír amikor a munkavállaló magáévá teszi az ügyféltörzsedet és/vagy a kényes pénzügyi információkat, aztán önálló vállalkozói életre kelve viszi a piacodat. Te csak kapkodni fogod a fejedet, rohangálsz majd ügyvédhez meg bíróságra, kitéped a hajadat, miközben ő halált megvető nyugalommal keresi a pénzét a Te piacodon.

Sok vállalkozónak se ideje, se energiája az ügyvitelt megszülni, gatyába rázni és a megfelelő irányba állítani (sok esetben szakmai hiányosságok is vannak), hidd el ez megint sok idő és energia, főleg ha adabszurdum 4-5-6 embert is foglalkoztatsz ugyanolyan beosztásban (fuvarszervezés, spedíció, irányítás, raktárlogisztika és társaik), téged itt a cég működtetése köt le, meg az újak tanítása. Erre mondom hogy legyen tananyag és ügyviteli rend, rendszer.
Erre is jó lehetek nálad, avagy időt veszel magadnak azzal, hogy akár engem, akár valaki más, hozzám hasonló figurát kérsz fel és fizetsz (akár projekt-jelleggel is) azért, hogy az általad elképzelt és sémázott ügyviteli működési rendszer előálljon. Azt neked kell felmérni és megállapítani, mennyire működik jól az, ami most működik a vállalkozásodban az ügyvitelben.

Te hogy vagy megelégedve a vállalkozásod ügyviteli rendszerével? Mennyire teljesíti ez a rendszer azokat az elvárásokat, amiket állítottál? Hogy viszonyulnak a munkavállalóid az ügyivtelhez, az ügyviteli rendszerhez? Mennyire egységes az információs adathalmaz amit adott esetben előállítanak például táblázatok formájában? Mennyire tartod átláthatónak ezeket? Hogy látod, kell-e változtatnod az ügyvitelben azért, hogy a jelenleginél több eredmény szülessen és/vagy kevesebb időt vegyen igénybe amíg hozzájutsz a szükséges információkhoz (riportok, statisztikák)?